עידן העבודה ההיברידית: המומחים של זום על טקטיקות מנהיגות, בניית קשרים, העלאת רעיונות חדשים וגם נותנים כמה טיפים חשובים להתנהלות השוטפת

מאת: שי מרון, TECHREVIEW-Pro

עולם העבודה משתנה מיום ליום. עובדים ומנהיגים כאחד צריכים להישאר על קצות האצבעות, מכיוון שהם כל הזמן נאצלים להתאים ולשפר את מיומנויותיהם ואת ההדרכים שבהן הם מתקשרים ומשתפים פעולה בעולם המתפתח ללא הרף. כדי לעמוד בקצב הדרישות של המציאות החדשה הזו, פגישות צריכות לקחת בחשבון שילוב של משתתפים הנמצאים ממש מולך במשרד בעוד אחרים נמצאים רחוק רחוק, מנהלים במגוון עסקים צריכים להיות יצירתיים כדי ליצור גיבוש בין חברי הצוות, וסיעור מוחות צריך למצוא את מקומו בזירה החדשה הזו.

למשימת הדיון ב״איך מתנהלים״, רתמה חברת זום מספר מומחים בעלי שם כדי לדון בשינוי הפרדיגמה המתרחש בעולם העבודה החדש זאת במסגרת סדרת הסמינרים המקוונים Building Forward. התובנות והטיפים לפניכם:.

5 טיפים לפגישות לטובת חיבור בין העובדים בכוח העבודה המבוזר

זה לא חידוש, אבל, הרבה מהתקשורת והאינטראקציה של פנים אל פנים, לעתים קרובות משקפת יותר מחשבות ורגשות מאשר בשיחות הטלפון ׳הרגיל׳ של פעם. בזמן השתתפות בפגישת וידאו, חלקם של הדוברים בשיחות הווידאו עשויים להתקשות לאמוד פיסות מידע בפורמט הזה – במיוחד אם הווידאו כבוי בשיחה.

לדברי טסה ווסט, פרופסורית לפסיכולוגיה באוניברסיטת ניו יורק, ישנן מספר דרכים להשתמש בפגישות וידאו כדי להבטיח שכולם עדיין יקבלו את המידע ההקשרי המלווה באינטראקציה פיזית, שעוזרת למעשה לגשר על הפער בין עובדים בבית לעובדים במשרד.

לטובת יצירת סביבה אופטימלית עבור כוח עבודה היברידי מציעה וסט את הטיפים הבאים:

1. השתמשו בכמה שפחות מסכים: אם אנשים נמצאים יחד בחדר, בקשו מהם להשתמש באותה מצלמה כדי שלא יהיו יותר מדי מקורות קלט ותוכלו להתמקד בתקשורת לא מילולית בין האנשים בחדר. ניתן גם לנצל את התכונות שנועדו ליצור הזנות וידאו בודדות של משתתפים בחדר, מה שמעניק למשתתפים מרוחקים תצוגה ברורה יותר של עמיתיהם בחדר.
2. צרו כללים: קביעת כללים עוזרת להפחית את ההשפעה השלילית של אותם "בולדוזרים", שבדרך כלל נוהגים להשתלט על השיחות ויתרמו להכלה גם של הדוברים היותר שקטים. הפחתת עמימות יכולה להעצים אנשים לדבר ולשאול שאלות. הימנעו מהסתמכות על כללים "מרומזים" וקבעו חוקים מפורשים שברורים לכל המשתתפים. אתם יכולים גם להפחית "בולדוזרים" חזותית באמצעות תצוגת גלריה – המציגה את כל משתתפי הפגישה באופן שווה על המסך.
3. השתמשו בצ'אט בצורה אסטרטגית: בעוד שהצ'אט יכול לשרת פונקציות חשובות, כמו ארגון סדר יום או סדר דיבור, הוא יכול גם ליצור מציאות מרובות רעש עבור אנשים. חלקם עשויים לשים לב רק לצ'אט ולא לדובר או להיפך, אז הקפידו לפרוס את הצ'אט באופן שתווצר חוויה עקבית לכולם.
4. צרו הזדמנויות אישיות למצטרפים חדשים: בעוד שמנהלים לא צריכים לקבוע מתי ואיך אנשים יתערבו באופן אישי, הם צריכים לזהות ולטפח הזדמנויות טבעיות למצטרפים חדשים ליצור אינטראקציה פיזית עם הצוותים שלהם.
5. תעדוף זמן ליצירת קשרים: ללא קשר למצב אישי או מרוחק, כל עובד זקוק להזדמנויות לנטוורקינג. בעוד שאינטרקציה אישית מצוינת ליצירת רשתות, אתם יכולים גם להשתמש בטכנולוגיית שיתוף פעולה כדי ליצור אירועים אסטרטגיים או מפגשים וירטואליים עבור אלה שמחפשים לצאת מהבועה שלהם.

עצות לגיבוש הצוות

אמנם שיתוף פעולה מרחוק הפך לטבע שני עבור עובדים רבים, אבל זה יכול גם להוביל להדחת עובדים מצוותים ומחלקות אחרות. קשר רחב יותר אינו מטפח באותה קלות בסביבה החדשה הזו, ומטיל על מנהלים את המשימה של למצוא דרכים חדשות לאגד את כולם ולבנות אמון בין כולם.

לדברי הפרופסור לפסיכולוגיה ומדעי העצב ב-NYU, ג'יי ואן בבל, יש מנדט חדש לאותם מנהלי כוח עבודה גמיש: ליצור תחושה של "אנחנו". אם אנחנו רוצים להגן על עתיד עבודה גמישה, אנחנו צריכים לעזור לעובדים להתעלות מעל הזהות האישית שמגיעה עם העבודה מהבית ולהתחבר לזהות קבוצתית. זה מעודד שיתוף פעולה וחדשנות.

כמובן, אין מפת דרכים לבסס תחושה של מי אנחנו כקבוצה ומה אכפת לנו. אבל התוצאה הסופית שווה את העבודה – מנהלים/מנהיגים שעושים זאת הם יעילים יותר ומעוררים יותר לפעולה, ויוצרים עוקבים מעורבים.

לבבל יש כמה המלצות כיצד תוכלו להתחיל לטפח את הזהות המשותפת הזו:

• קבעו מטרות משותפות שבמסגרתן כולם עובדים יחד
• השתמשו בתגמולים קולקטיביים שמתגמלים את כל חברי הצוות על ההצלחה
• שתפו סיפורים, המייצרים תחושת מטרה משותפת
• צרו סמלים כדי לכלול את כולם כחלק ממשהו גדול יותר
• קבעו נורמות חברתיות המנחות התנהגות מכילה
• פעלו כ"חלק מהחבר'ה" כדי לעורר אנשים אחרים ללכת בעקבותיכם

מתחברים כדי להעלות רעיונות חדשים

לדברי ג'רמי אוטלי, מנהל חינוך מנהלים ב-d.school של אוניברסיטת סטנפורד, רעיון הוא סוג של חיבור. המוח שלנו לא יוצר חומר חדש מאפס – רעיון נובע מחיבור של פיסות ידע קיים בצורה בלתי צפויה, מבניית קשרים חדשים.

בכל הנוגע להעלאת רעיונות ואימוץ חשיבה חדשנית, אוטלי סיפק כמה נקודות מפתח:

• חדשנות היא משחק של נפח: בשביל רעיונות טובים יותר, צריך יותר רעיונות.
• כדי לקבל רעיונות נוספים, חפשו מקורות השראה חדשים: זהו משתפי פעולה, לקוחות ומקורות אחרים של השראה שיהיו פחות צפויים ויעוררו את הדמיון.
• חדשנות היא פעילות בעלת שונות גבוהה: כדי להגדיל את הסיכויים לרעיונות גאוניים, צריך לסבול גם את אלה שיותר מטופשים.
• חפשו קשרים טובים בשביל רעיונות טובים: חפשו מחוץ לצוות שלכם, הארגונים שלכם ואפילו התעשיות שלכם.
• הנקודה האחרונה היא הבסיסית לאופן שבו מטפחים חדשנות בעולם העבודה החדש הזה – עלינו לדבר עם משתפי פעולה, לקוחות ועמיתים כדי ללמוד דברים חדשים, לסיעור מוחות וליצור קשרים. אם אנחנו רוצים לחזר אחרי רעיונות, אנחנו צריכים לחזר אחרי קשרים.