יאללה מסיבה: המדריך המלא למי שמתכנן להרים מסיבת חברה וירטואלית (בזום, אלא מה)?

אחרי שנתיים של עבודה בווריאציות שונות ומשונות ועם דיבורים על יציאה מהבלגנים, אירועים כמו מסיבות חברה נותנים לכולם את ההזדמנות להתכנס, לחלוק סיפורים וצחוקים ולחגוג את ההצלחות של השנה, מה שבהחלט חשוב למורל הצוות והחברה. עם זאת, ארגונים רבים עדיין לא חזרו למשרד, בעוד שלאחרים יש מספר רב של עובדים מרוחקים שאינם יכולים להשתתף במסיבה פנים אל פנים. כעת, ניתן לקחת את מסיבת החברה שלכם למרחב הווירטואלי, וליצור חוויה שכולם יוכלו ליהנות ממנה, לא משנה היכן הם נמצאים – בסיוע פלטפורמות ייעודיות דוגמת אירועי זום.

שיטות עבודה מומלצות לארגון מסיבת חברה:

בעוד שסדר היום וההצגה של מסיבת חברה הם ייחודיים לכל ארגון, ישנם כמה כללים בסיסיים שתוכלו לפעול לפיהם כדי ליצור חוויה חלקה ומהנה לכולם.

• יש לבחור את הפתרון המתאים לאירוע, המאפשר יצירת אינטראקציה עם המשתתפים ובינם לבין עצמם. כמו כן, חשוב שתהיה מספיק שליטה על החוויה כדי לעצב אותה ולמנוע שיבושים – הרי אף אחד לא רוצה שמשתתף ללא השתקה יהרוס הופעה מאורח מיוחד, או ישבש את הנאום של המנכ"ל. פלטפורמות כמו ׳אירועי זום׳ מתאימות בול למשימה.
• יש לקבוע מראש את סדר היום. כך ניתן, למשל, להזמין דוברים מעניינים, בידור והפתעות אחרות, ולקבל מושג טוב יותר כיצד האירוע יראה. תכנון מראש מאפשר הבנה מעמיקה יותר של כל חלק באירוע, וכיצד הוא עשוי לעבוד בפלטפורמה שבחרת.
• יש ליצור אווירה כיפית ומרגשת. בעוד שחלקם של העובדים עשויים להצטרף למסיבה רק כדי לבלות ולשוחח עם עמיתים לעבודה, אחרים ירצו משחקי מסיבה והפתעות אחרות. יש ליצור אווירה שבה לכל אחד יש מה לעשות ולאן ללכת, על ידי אירוח משחקי מסיבה, טריוויה, או הפקת אירועים בהם הוזמנו דוברים ואורחים מיוחדים.
• יש לספק חוויה שוויונית לכולם. מסיבת חברה היא אירוע שכולם צריכים להיות מסוגלים ליהנות ממנו. עם תכונות כמו תמלול חי ותרגום, ניתן לאפשר לכל המשתתפים להיות מעורבים וליהנות מהחוויה, כולל אלה הדוברים שפה אחרת, או העשויים להיות כבדי שמיעה.
  

רעיונות למסיבה הווירטואלית

בין אם מארחים את המסיבה באופן אישי, או באופן וירטואלי, הנה כמה טיפים מועילים כדי לקרב את הצוותים זה לזה ולקחת את מסיבת החברה לשלב הבא.

• תנו גוון אנושי. שילוב אירועים מהנים ומעניינים סביב הנהלת החברה או מנהלים זוטרים אחרים, שנותנים לעובדים את ההזדמנות ללמוד יותר על המנהיגים שלהם (כגון תחרויות טריוויה, משחקי מסיבה והפעלות שבהן ניתן לשאול אותם שאלות במגוון נושאים) יתרמו משמעותית לאווירה ול"תרבות" החברה.
• פעילויות בונות צוות. המטרה של מסיבת חברה היא להפגיש בין עובדים, לכן יש להקפיד להציע פעילויות ואירועים שפועלים למטרה זו. פעילויות שבהן כל המשתתפים יכולים להשתתף ולקיים אינטראקציה זה עם זה, כמו עמדת צילום, קריוקי או שיעור בישול, יוצרות הזדמנויות לקרב אנשים ולחזק את הקשרים שבונים חברות וצוותים אפקטיביים.
• רוח החג. החגים הם זמן נתינה והכרת תודה, ואיזו דרך טובה יותר להראות את הכרת התודה הזו מאשר מתנה לאחר חגיגה ייעודית? שליחת מתנה לעובדים לאחר המסיבה, בין אם זה משהו קטן כמו כרטיס רכישות לסופר, או סלסלת מתנה, או משהו אישי יותר כמו ספל, או תיק גב, מנציח את האירוע ומהווה הפתעה נפלאה במיוחד אם האירוע מתקיים סביב אחד החגים הגדולים.

דוגמה: איך עשו את זה בזום?

ג׳וסלין הורסגר, מנהלת שיווק אירועים בזום, אומרת כי האירוע שבו חגגו זום עשר שנים של עשייה ממש לאחרונה, היה דוגמא כיצד אירוע כזה יכול להתנהל.

הורסגר: ״האירוע נפתח בהקדמה של מנכ"ל זום, אריק יואן ודובר נוסף, שהובא כהפתעה, ג'ימי או יאנג, קומיקאי שכיכב בסרטים Love Hard ו-Crazy Rich Asians. ג'ימי ואריק דנו במספר נושאים, כולל הזיכרונות האהובים על אריק ולקחים מובילים שנלמדו מ-10 שנותיו בזום, כמה מזכרונותיו של ג'ימי מהסט של Crazy Rich Asians, ואפילו הועלתה האפשרות של הפקת סרט ביוגרפי בהוליווד על יואן עצמו…

האירוע המשיך עם תחרות עוגות, כאשר שלושה חברים בצוות ההנהגה של זום קיבלו 20 דקות לקשט עוגה בהשראת זום, והתחרו על פרס של $10,000 שייתרם לארגון הצדקה לפי בחירתם. בסיום התחרות, עובדי החברה הצביעו ובחרו את העוגה האהובה עליהם.

האירוע כלל גם תא צילום וירטואלי – משמע, עמדות צילום וירטואליות בהן העובדים יכלו לשוחח, לחלוק צחוקים ולהצטלם. באמצעות Expo, פיצ'ר חדש ב-Zoom Events שהושק בסוף ינואר, לעובדי זום הייתה אפשרות להצטרף לאחד מארבעה דוכני צילום, שהתארחו באמצעות תכונת חדר ההפסקה (breakout room) של זום. לאחר שנכנסו לתא הצילום, עובדי זום הוצבו מול רקע וירטואלי שעוצב במיוחד באמצעות תכונת ה-Immersive View, שמביאה כל משתתף לסצנה מגובשת הניתנת להתאמה אישית.

האירוע הושלם עם משחקי פוקר שהתארחו באמצעות חדרי אקספו ו-Breakout, עם ארבעה שולחנות פוקר וירטואליים, כל אחד עם מארח ודילר, שבהם עובדים יכלו להיכנס ולנסות את מזלם בכמה סיבובים של פוקר באמצעות Zoom Apps.