IT News פורטל המחשוב העסקי וההייטק של ישראל
מאת: אלי לוין, מנכ"ל ומייסד חברת Elpc Networks
תהליכי ה- IT בארגון לא תמיד נתפסו ככאלו שמקדמים את הארגון ושיש להם תרומה ישירה לביזנס. המציאות החדשה בשגרת הקורונה תרמה לשינוי תפיסה מחשבתית ולתדמית של פונקציה משמעותית. כיום ההנהלה הבכירה מחוברת יותר מתמיד לנעשה במחלקת ה –IT, אנשי ה-IT כיום הם חלק אורגני בלתי נפרד מהארגון והיום יותר מתמיד ישנה הבנה כלפי הדרישות וההוצאות הכרוכות בניהול התשתיות לטובת הארגון ולשמירה רציפה על הפעילות העסקית. עדיין יש אתגרים רבים בפני אנשי ה-IT אל מול ההנהלה אך כעת קל יותר להסביר את הצורך, לחזק את הקשר עם ההנהלה ולהסביר את הצורך בתקציבים.
האתגר המרכזי לאנשי ה-IT הוא לתכנן כעת את התקציב לשנת 2021 אשר השתנה בעקבות שגרת הקורונה, צרכים חדשים נולדו בעקבות המעבר המהיר לעבודה מהבית והעבודה עם פלטפורמות מרובות תוך הצורך לשמור על חדשנות טכנולוגית. ההנהלה הבכירה והגורמים העסקיים מחוברים כעת יותר לנעשה במחלקת התשתיות וזה הזמן של מנהלי ה -IT לעשות את ההבדל ולנהל תהליכי עבודה נכונים אל מול ההנהלה.
אז איך תוכלו להסביר את התקציבים הנדרשים?
הגדרה ברורה של הדרישות התקציביות – גם להנהלה כבר ברור שהמטרה היא לא רק שמירה על זמינות המערכות, טיפול בתקלות, תחזוקה, דרישות משתמשים וכדומה. הציגו להנהלה תמונה ברורה המשקפת את המצב כיום בכל אחד מממדי ניהול התשתיות, הציגו בבירור את המצב הקיים והערך המתקבל מההשקעות הנוכחיות בתשתיות. תכננו והגדירו את התקציב לטווח ארוך, תקציב שמצד אחד יגדיר את הצרכים המיידים והדחופים ומצד שני תקציב שיאפשר לארגון להיות חדשני ועדכני. הגדרה ברורה של הדרישות התקציביות מגשר על הפערים בין התשתיות להנהלה ומשקף את הצרכים החדשים והנדרשים.
תכנית רב שנתית – יצירת שקיפות באמצעות בניית תכנית המבוססת על תקציב ותיעדוף אשר מחוברת לצרכי הארגון והיא ברורה לכל הצדדים. תכנית זו גם מחזקת את הקשר בין התשתיות להנהלה וגם מאפשרת לבצע מעקב ועדכון שוטף עבור ההנהלה בכל נקודת זמן. בשנה זו כדאי להתמקד תקציבית בעיקר בשיפור ושדרוג מערכות מידע, מעבר ועלויות לתשתיות ענן וייעול המערכות הקיימות בענן ולבחון כל הזמן את מידת ההכרח והאפקטיביות של המשאבים בענן עבור הביזנס. בנוסף תקצבו גם את המערכות לניהול זהויות ומערכות ניטור בכדי ליצור סביבת עבודה נפרדת ומאובטחת שברור בה מה מותר ומה אסור.
תכנון מקדים – ישנן הוצאות אשר ידועות מראש וניתן לצפות אותן. את ההוצאות הללו צריך לתקצב מראש והן מאפשרות תכנון תקציבי גם לטווח רחוק יותר ויוצרות הבחנה בין ההוצאות הידועות לאילו שלא. להנהלה זה יוצר סדר ושקיפות ומצמצם את ההוצאות המפתיעות. שגרת הקורונה שינתה את הצרכים והעלתה את המודעות לתכנון מוקפד ומדויק יותר, השינויים בסביבת העבודה, המעבר של עובדים רבים לעבודה מהבית וההבנה שזו הולכת להיות המציאות החדשה יצרו אתגרים חדשים שדורשים התייחסות מתמדת, גמישה ומהירה יותר. כמו גם התייחסו בזמן התכנון גם לאילוצים וחלופות, לעיתים יש אילוצים שלא מאפשרים להעמיד את התקציב הנדרש ולכן צריך תמיד להגדיר חלופה אחת אפשרית ליישום. יש חשיבות מאוד גדולה להציג להנהלה את האלטרנטיבה החלופית ולהסביר את ההשלכות, יתרונות וחסרונות של כל אחת מהאפשרויות מבחינה תקציבית.
להיות עם היד על הדופק – ההסתגלות למצב החדש מצריכה להיות יותר תמיד דרוכים ומוכנים הן מבחינת משאבים של שרתים והן מבחינת כמות תעבורה נדרשת לאפליקציות ואתרים. כמו כן, צריך לקחת בחשבון את העלויות שלעיתים נסתרות בזמן תכנון התקציב. יש לחשב את כלל המרכיבים, מומלץ לפרט לכל פרויקט את העלויות הישירות כדי למזער את ההוצאות שנחשבות לפתאומיות וכדי להגיע להערכה מדויקת יותר של התקציב.
חדשנות טכנולוגית – כדי לעמוד בקצב המהיר של התקדמות הטכנולוגיה וריבוי הפתרונות הטכנולוגיים המשתנים בשוק כדאי תמיד לעקוב אחרי עדכונים ומגמות. ברמת התקציב תוכלו לשקף להנהלה תמונת מצב שתאפשר התייעלות כלכלית ותפעולית. אם כי לא כדאי ולמהר לבצע שינויים קיצוניים או לשנות טכנולוגיות קיימות בתקופה זו של חוסר וודאות. כן כדאי להמשיך ולעקוב אחר שינויים והתפתחויות טכנולוגיות.
התקופה האחרונה היוותה קפיצת מדרגה לכל תחום IT . משבר הקורונה שינה מקצה לקצה את הסביבה הארגונית והוכיח לכל ארגון את חשיבות ה IT הארגוני ואת הצורך בהטמעת תהליכי IT תוך חיזוק וביסוס התשתיות שבזכותם הארגון יכול להמשיך ולפעול והעובדים יכולים לעבוד מהבית. אנשי ה-IT הם אלו שנמצאים כעת בפרונט ומיד עם תחילת המשבר הם אלו שהיו צריכים לספק פתרונות יצירתיים ומהירים ולהטמיע אותם לכלל הארגון ובמקביל להתמודד עם אתגרים רבים וחדשים. כעת כבר ברור להנהלה של IT יש תרומה קריטית ומשמעותית כדי שהארגון יוכל לתפקד ולספק את שירותיו וזו כבר רוב הדרך כדי לאשר את התקציב לקראת השנה הבאה.
