ככה נכין את הארגון למעבר לעבודה היברידית

בעידן הפוסט-קורונה, ארגונים רבים שוקלים יישום של מודל עבודה היברידי, שבו לעובדים ניתנת האפשרות לעבוד במשרד, מרחוק, או בחיבור של שניהם. מדריך וטיפים לכיצד לעשות את המעבר הזה לחלק במיוחד?

מאת: ג'ון מונטגומרי, זום

עולם העבודה משתנה. בעבר, ארגונים עקבו באופן מסורתי אחר אחד משני מודלים – משרד שבו כולם נמצאים במשרד מדי יום, או משרד מרוחק, כשהעובדים נמצאים במקומות אחרים. עם זאת, האירועים העולמיים האחרונים אילצו ארגונים רבים לחשוב מחדש כיצד והיכן הם עובדים, במיוחד לאור פיתוחים טכנולוגיים חדשניים בתחום.

היתרונות של עבודה היברידית

ישנם מספר יתרונות שמודל עבודה היברידי יכול להציע לארגונים. מודל עבודה היברידי מציע לעובדים גמישות רבה יותר, כיוון שהם יכולים לעבוד מכל מקום, בין אם זה במשרד, בבית או בשדה התעופה לפני נסיעת עסקים, או אפילו בישיבה לצד הבריכה. מתן אפשרות לעובדים לבחור מתי (או אם) הם רוצים להיכנס למשרד, נותן להם יותר זמן לאזן את זמן העבודה מול הזמן שהם משקיעים במשפחה או בהתפתחות האישית, מפחית את הלחץ שלהם ומעניק להם יותר זמן לטפל בעצמם ובמשפחותיהם. בנוסף, מודל עבודה היברידי מאפשר למעסיקים לגייס את הכישרון הטוב ביותר על ידי גישה למאגר רחב יותר של מועמדים המתגוררים מחוץ למדינתם.

עם זאת, אם מודל עבודה היברידי אינו מיושם ומנוהל כראוי, הוא יכול להציף אתגרים לא קטנים ברחבי הארגון. למשל: ניתן לטעון כי קשר אישי חזק יותר מחיבור דיגיטלי, ועובדים מרוחקים עשויים להרגיש מודרים במהלך פגישות וירטואליות אם לא ניתנת להם אותן הזדמנויות להשתתף כמו עמיתיהם במשרד. כמו כן, בעבר ארגונים יצרו לכידות וגיבוש בצוות על ידי אירוח אירועי בניית צוות, כמו מפגשי סופ״ש, או טיולי ספורט. עם זאת, יתכן שיהיה קשה לבנות את הלכידות הזו כאשר עובדים מסוימים אינם יכולים להגיע באופן אישי. בנוסף, ככל שהצוותים מתפזרים יותר, הם יסתמכו יותר ויותר על טכנולוגיה כדי לתקשר, ואם העובדים לא יוכשרו כראוי כיצד להשתמש בפתרונות אלה, זה יכול ליצור חסמים משמעותיים לתקשורת יעילה.

עבודה היברידית על הבמה הגלובלית

כאשר ארגונים חושבים מחדש על פעולותיהם ועל העדפות העובדים שלהם, ברור שעבודה היברידית כאן כדי להישאר. על פי סקרים שנערכו לאחרונה על ידי אנליסטים מובילים, מעסיקים מכירים בערך העבודה ההיברידית. בדו"ח מקינזי שפורסם לאחרונה, מרבית מנהלי ה- C-suite דיווחו על שיפורים בפריון הארגון שלהם, שביעות רצון הלקוחות, מעורבות העובדים, המגוון וההכללה בהשוואה לרמות טרום-מגיפה. מקינזי אישרו גם כי תשעה מתוך עשרה ארגונים ישלבו בעתיד עבודה מרחוק ומקומית.  בסקר הלקוחות של Gartner ReimagineHR בשנת 2020, 90% מראשי משאבי האנוש דיווחו כי הם סומכים לחלוטין על עובדים שיעבדו מהבית, ו -75% מאמינים כי העובדים פרודוקטיביים בבית באותה המידה שהם פרודוקטיביים במשרד.

נראה שגם העובדים מחזיקים בדעות דומות. בסקר שנערך לאחרונה על ידי SurveyMonkey וזום, כשני שליש (65%) מהנשאלים שעבדו מהבית בשנה האחרונה אמרו כי סביבת עבודה היברידית היא מודל העבודה האידיאלי שלהם. על פי סקר הלקוחות של Gartner ReimagineHR משנת 2020, 25% מכוח העבודה המידעי העולמי יבחר לעבוד מהבית כמקום העבודה העיקרי שלהם, ו- 45% מכוח העבודה יעבוד מהבית יומיים עד שלושה בשבוע עד שנת 2022. SurveyMonkey מדווחים כי 61% מהעובדים המרוחקים יעדיפו להשתתף בפגישות בקבוצות גדולות באופן וירטואלי, ואילו 69% מהעובדים המרוחקים היו מעדיפים לפגוש לקוחות באופן אישי.

המחקר אמנם מאשר כי רוב הארגונים והעובדים תומכים במודל עבודה היברידי, אך ל -68% מהארגונים הנסקרים אין תוכנית למעבר לעבודה היברידית.

הנה מספר טיפים והצעות למספר דרכים לעשות זאת בצורה אפקטיבית.

שיטות עבודה מומלצות לעבודה היברידית

על ארגונים ועובדיהם לעבוד בשיתוף פעולה הדוק ליצירת סביבת עבודה היברידית יעילה. להלן כמה מהשיטות הטובות ביותר לארגונים המעוניינים ליישם מודל עבודה היברידי:

שמירה על קשר מתמיד עם הצוותים: עבודה עם צוותים מפוזרים דורשת תקשורת ושיתוף פעולה מתמיד, לכן יש למנף פתרונות יעילים – כמו יישום העברת הודעות במקום העבודה או פתרון טלפון עסקי – כדי להבטיח חיבור נטול מאמץ בין קולגות ומחלקות. אירוח אירועי בניית צוות וירטואליים עוזר גם לבסס מערכות יחסים בין חברי הצוות, גם אם הם מעולם לא נפגשו באופן אישי.

יצירת ספריית משאבים חזקה: משאבים חזקים יעזרו לצוותים הפזורים של הארגון לנווט בתפקידיהם, לשמור על אבטחת המכשירים והחשבונות שלהם ולהכשיר אותם לשימוש בטכנולוגיות ופתרונות במקום העבודה. יצירת ספרייה של חומרי הדרכה והפעלות מוקלטים תאפשר לעובדים גישה למידע ולחומרים הדרושים להם כדי להצליח.

עקביות בין פתרונות המיושמים במקום העבודה: שימוש יחידני באוסף אקראי של אפליקציות ותוכנות מקשה על כוח העבודה ההיברידי שלכם לדעת באיזה פיתרון עליו באמת להשתמש במצבים שונים, יוצר מזיק קשות לחוויית המשתמש ויכול להיות קשה ויקר לניהול. על ידי יישום פתרון תקשורת מאוחד, העובדים יכולים ליהנות מחוויה ללא חיכוך, כאשר ניתן למצוא את התקשורת בטלפון, צ'אט, סמינר מקוון ווידיאו באותה הפלטפורמה.

יצירת תשתית לתקשורת רחבה בארגון: היכולת להגיע לכוח העבודה ההיברידי שלך ולבעלי העניין בבת אחת חשובה במצבי חירום, או לתקשורת חדשות החברה. שימוש בפתרון תקשורת וידאו יעיל שיכול להתאים את עצמו לתמיכה באירועים גדולים ובפגישות מקל על אירוח אירועים גדולים והפצת הודעות בארגון באופן אישי יותר וישיר יותר.
פתרונות שמעניקים לכל העובדים את אותן יכולות: כאשר חלק מהעובדים במשרד ואחרים עובדים מרחוק, יש לספק להם את הפתרונות הדרושים כדי ליצור חווית תקשורת ארגונית, ללא קשר למיקומם. על ידי מתן פתרונות המאפשרים לצוותים לשתף פעולה באופן דיגיטלי, ליצור סביבה נטולת הסחות דעת ובעלות יכולות זהות לעובדים במשרד, ניתן להבטיח שהצוותים יהיו פרודוקטיביים ומצליחים, לא משנה מאיפה הם יבחרו לעבוד.

יצירת כוח עבודה היברידי יעיל עם זום

כדי לתמוך בהצלחה בכוח עבודה היברידי, ארגונים חייבים לספק פתרונות שיוצרים הון עצמי בין עובדים רשמיים ועובדים מרוחקים. הפלטפורמה של זום מארחת את כל הפתרונות שהארגון זקוק להם בכדי להבטיח שלעובדים מרוחקים יהיו את אותן היכולות וההזדמנויות כמו לעובדים במשרד, כולל צ'אט, טלפון, פגישות, חדרי ישיבות, וובינרים ועוד.

הנה למה ניתן עוד לצפות מהפלטפורמה של זום:

מערכת תקשורתית שקופה וחלקה: זום איחדה את התקשורת העסקית לפלטפורמה אחת עם מערכת שלמה בה העובדים יכולים לעבור בצורה חלקה בין שיטות תקשורת כמו טלפון, וידאו וצ'אט; שליחת קבצים; שיתוף תוכן; וקביעת פגישות ללא צורך ביישומים או בפלטפורמות שונות.

חדרי ישיבות דינמיים: פתרון חדרי הישיבות של זום, Zoom Rooms, מאפשר לארגונים ליצור חללי פגישות דינמיים המתאימים לצרכים הספציפיים שלהם, גדולים כקטנים. בחדרי זום יש גם תכונות חדישות כמו שיתוף מסך אלחוטי, פקדים ללא מגע, הערות בזמן אמת עם לוחות זמנים ועוד.

הון עצמי בין עובדים במשרד לבין עובדים מכל מקום: עם היכולת לשתף פעולה בזמן אמת עם שיתוף מסך והערות בשידור חי, להפוך כל מיקום למשרד תוך שימוש ברקע וירטואלי, ולעבור בצורה חלקה בין שיטות תקשורת שונות, זום מסייעת ביצירת הון עצמי בין עובדים רשמיים לעובדים מרוחקים. לעובדים יש גישה לאותן יכולות ותכונות, ללא קשר למקום בו הם נמצאים.

שילובים מקומיים עם פתרונות אחרים במקום העבודה: הפלטפורמה של זום משתלבת בקלות עם רבים מהפתרונות המובילים במקום העבודה כגון Slack, Office 365, G Suite, Salesforce ועוד, מה שמאפשר לעובדים לייעל את תהליכי העבודה שלהם ולמזער קפיצות הלוך ושוב בין יישומים במהלך יום העבודה שלהם.