העתיד של מחלקת הכספים: האוטומציה משנה את כללי המשחק

בעידן שבו הטכנולוגיה מתקדמת בקצב יותר מסחרר ממסחרר, גם מחלקות הכספים אינן יוצאות דופן – וגם הן ניצבות בפני שינוי מהותי ולוקחות חלק בתהליכים אוטומטיים שהופכים לנפוצים יותר ויותר, ומאפשרים לעבוד בצורה מהירה ויעילה. אך כמו כל מהפכה, גם כאן יש יתרונות, אתגרים ופערים בתפיסת העולם שמונעים מארגונים רבים לאמץ את הכלים החדשים הללו ולהתקדם קדימה במהרה.

 מחלקת הכספים כוללת בתוכה  תתי-מחלקות רבות, כמו הנהלת חשבונות וחשבות שכר. ישנן גם מערכות שנמצאות בשימוש מחלקות אחרות בחברה אך כוללות נתונים כספיים חשובים, כמו מערכת לניהול לקוחות ומכירות. לעיתים רבות העובדים במחלקות אלו צריכים להתמודד עם עשרות מערכות שאינן תמיד "מדברות" זו עם זו, ונדרשים להכיר את כל ההסכמים עם כל הספקים ונותני השירות. הסכמים אלה ארוכים ומורכבים אשר לרוב שמורים כקבצים סרוקים ולא מאפשרים גישה מהירה ונוחה אליהם. כאן נכנסת לסיפור האוטומציה- לא כלי חדש, לא תהליך זר, אך בכל זאת אינה מוטמעת ברוב המחלקות של הרבה מאוד ארגונים.

אוטומציה – מה זה אומר בפועל?

אוטומציה בתהליכי כספים מתייחסת לא רק להטמעת טכנולוגיה, אלא גם לייעול תהליכי עבודה כך שחלק גדול מהעבודה הידנית מבוצע על ידי מערכות ממוחשבות שיודעות לחבר בין כל החלקים השונים. בנוסף, אוטומציה כוללת ביטול מערכות כפולות או שדרוג למערכות יעילות וזולות יותר.

קליטת חשבוניות היא דוגמה טובה לשינוי שאוטומציה יכולה לחולל: פעולה שבעבר נעשתה ידנית על ידי מנהלי החשבונות יכולה כיום להתבצע באמצעות מערכות אוטומטיות הקולטות את החשבונית ישירות למערכת הנהלת החשבונות, כולל כל הפרטים הנחוצים ומפנה זמן לעובדים לטפל במשימות מורכבות יותר.

יתרונות האוטומציה במחלקת הכספים

1. חיסכון בזמן ובמשאבים

תהליכים אוטומטיים מקצרים משמעותית את הזמן הדרוש למשימות חוזרות ונשנות, כמו התאמות בנקים, הפקת דוחות והכנת תקציבים. את הזמן שנחסך ניתן להפנות למשימות בעלות ערך גבוה יותר, כגון תכנון אסטרטגי וניתוח מעמיק של נתונים.

2. צמצום טעויות אנוש

בפעולות פיננסיות רוטיניות, טעויות קטנות עלולות להצטבר לטעות אחת גדולה ומשמעותית. אוטומציה מצמצמת את הסיכון לטעויות כאלה, כיוון שהמערכות מבצעות את התהליכים באופן מדויק ועקבי.

3. שקיפות ובקרה משופרת

כלים אוטומטיים מספקים גישה בזמן אמת לנתונים פיננסיים, ומאפשרים למנהלים לבקר ולעקוב אחרי המידע בצורה שקופה וברורה יותר , דבר המהווה יתרון חשוב בניהול סיכונים וקבלת החלטות מבוססות נתונים.

אין יתרונות בלי אתגרים:

1. עלויות הטמעה

מעבר לאוטומציה כרוך בהשקעות טכנולוגיות, ולעיתים נדרש זמן עד שהחזר ההשקעה מצדיק את עצמו. ארגונים קטנים ובינוניים עשויים להירתע מהשקעות אלו, למרות הפוטנציאל העצום בטווח הארוך.

2. התאמת מערכות קיימות

הטמעת אוטומציה במערכות כספים קיימות דורשת תיאום עם טכנולוגיות קיימות בארגון, דבר שעלול להיות מורכב ולהוביל לתקלות.

3. התמודדות עם שינוי תרבותי

בארגונים רבים קיים חשש שהאוטומציה תוביל לפיטורי עובדים. בנוסף, שינוי צורת העבודה דורש הסתגלות למערכות חדשות ולתהליכים שונים, דבר שמצריך לעיתים השקעה בהדרכה ושינוי תפיסתי.

העתיד כבר כאן, האתגר גם כן

האוטומציה בתחום הכספים מציעה יתרונות ברורים לעסקים מכל הסוגים, אך יש להכיר גם באתגרים שבדרך. אימוץ האוטומציה לא רק ישפר את היעילות והדיוק במחלקת הכספים, אלא גם יאפשר ניתוח מעמיק יותר של הנתונים והצעת תובנות אסטרטגיות למנהלים. עם זאת, על ארגונים לזכור כי שילוב נכון של אוטומציה דורש תכנון, השקעה והבנה מעמיקה של תהליכי העבודה הקיימים. עבור ארגונים השוקלים אוטומציה, מומלץ להיעזר ביועץ חיצוני שיוכל למפות את הצרכים ולהציע תוכנית מסודרת למעבר יעיל ובטוח.

רו"ח ערן גורודצקי הוא סמנכ"ל כספים במיקור חוץ בחברות קטנות ובינוניות ויועץ פיננסי.