עצמאות דיגיטלית בעיר ללא הפסקה: נס (Ness) ועיריית תל אביב-יפו השיקו את מערכת רישוי העסקים החדשה שתקל על בעלי העסקים בעיר

מערכת "רישוי עסקים" פותחה מתוך תפיסה חדשנית המעמידה את לקוח הקצה במרכז. המערכת מאפשרת ליותר מ-12,000 בעלי עסקים בעיר לנהל את כל תהליך רישיון העסק ובקשות להיתרים נלווים בצורה דיגיטלית, פשוטה ונוחה, תוך שקיפות וקיצור לוחות הזמנים – ללא צורך בהגעה למשרדי העירייה כמו שהיה עד כה בחלק מהמקרים.

המערכת מחליפה תשתיות ותהליכי עבודה ישנים באגף רישוי עסקים, ומאפשרת לבעלי עסקים בעיר לנהל את תהליך הרישוי באופן מקוון מלא, תוך שיפור השקיפות וקיצור לוחות הזמנים. הפרויקט, כלל אפיון והקמה של מערכת תפעולית חדשה המבוססת על תהליכי ארגון ושיטות (או"ש) עדכניים, ייעול תהליכי עבודה והפחתת פעולות מיותרות בתהליך, לצד פורטל שירות עצמי מתקדם לבעלי העסקים.

שיפור תהליכי העבודה והשירות לבעל העסק

המערכת החדשה פותחה במטרה לייעל ולשדרג את עבודתם של מנהלי ועובדי אגף רישוי עסקים בראש ובראשונה וגם את עבודתם של נותני האישור השונים לבקשה לרישיון עסק בעירייה ומחוצה לה,  באמצעות ממשק אינטגרטיבי לקבלת הבקשות לרישיון בזמן אמת, הזנת חוות הדעת, והתראות לשם עמידה בלוחות הזמנים. כמו כן המערכת מציגה מידע בזמן אמת על כלל התהליכים המשפיעים על תוקף רישיון העסק . במקביל, עבור למעלה מ-12,000 העסקים הפעילים בעיר, המערכת מספקת חווית שירות דיגיטלית מלאה ומאפשרת הגשה מקוונת של 100% מהבקשות – בקלות, בנוחות ומכל מקום 24/7, ובכך היא תורמת לייעול עבודת העירייה לצד שיפור משמעותי בשירות לבעלי העסקים.

סינרגיה טכנולוגית

במסגרת הפרויקט, הקים אגף טכנולוגיות ומערכות מידע בעירית תל אביב-יפו צוותי פיתוח ייעודיים יחד עם חברת , שעבדו בסינרגיה מלאה עם הנהלת אגף רישוי עסקים בעירייה. המערכת החדשה מורכבת משני נדבכים מרכזיים:

1. מערכת פנים-ארגונית מודרנית: המשרתת את בעלי המקצוע באגף רישוי עסקים ומאפשרת ניהול חכם של בקשות הרישוי, תוך ממשק בזמן אמת למערכות עירוניות אחרות המשפיעות על מתן רישיון העסק והיתרים נלווים.
2. מערכת מקוונת לבעלי עסקים (Self-Service): פורטל מתקדם המאפשר הגשת בקשות מרחוק ללא צורך בהתייצבות פיזית, צפייה בסטטוס הבקשה ב"אזור אישי" וקבלת עדכונים שוטפים.

   

המערכת משפרת משמעותית את השקיפות מול בעל העסק, באמצעות חיווי אוטומטי בדוא"ל ובמסרונים על כל שינוי בסטטוס הבקשה או על משימות פתוחות לביצוע. כך מתאפשרת התקדמות יעילה ומהירה יותר של תהליך הרישוי, קיצור לוחות הזמנים והגדלת שיעור הרישיונות המאושרים בעיר.

איציק בן דוד, מנהל אגף טכנולוגיות ומערכות מידע (CIO) של עיריית תל אביב-יפו: "המטרה המרכזית שלנו בפרויקט הייתה הסרת חסמים ושיפור השירות עבור 12,000 העסקים הפועלים בעיר. העבודה המשותפת עם NESS ואגף רישוי עסקים בעיריית תל אביב-יפו אפשרה לנו לייצר תשתית טכנולוגית המקשרת בין כלל אגפי העירייה הרלוונטיים ומנגישה את המידע לבעל העסק בצורה פשוטה ושקופה. הטמעת המערכת היא שלב חשוב בייעול התהליכים העירוניים ובקיצור לוחות הזמנים לקבלת רישיון."

עדי צברי, סמנכ"לית תכנון ומערכות מידע של עיריית תל אביב-יפו:"הנהלת העירייה מגדירה את חיזוק מערכות הליבה כתשתית אסטרטגית חיונית למימוש פיתוחים מתקדמים בעולמות ה- AI והטרנספורמציה הדיגיטלית".

איילת וסרמן, מנהלת אגף רישוי עסקים, עיריית תל אביב-יפו: "המערכת החדשה נבנתה בראש ובראשונה למען בעלי העסקים בעיר. הנהלת עיריית תל אביב-יפו, ובראשם ראש העיר, מר רון חולדאי, מנכ"ל העירייה, מר מנחם לייבה, וסמנכ"לית תכנון ומערכות מידע, הגב' עדי צברי, מבינים שהזמן של בעלי העסקים בעיר יקר ולכן יצרנו פורטל ששם אותם במרכז ומנגיש את כל תהליך הרישוי בצורה פשוטה, שקופה וידידותית. המטרה שלנו היא להיות שותפים להצלחה של בעלי העסקים ולהסיר חסמים בירוקרטיים כדי שיוכלו להתמקד במה שחשוב באמת – ניהול וצמיחת העסק שלהם בתל אביב-יפו." בעתיד הקרוב יתווספו למערכת שיפורים נוספים ומשמעותיים לטובת בעלי העסקים

טלי כספי, מנהלת חטיבת הדיגיטל והדאטה ב- NESS: "הפרויקט התבסס על מודל עבודה של צוות ניהולי משולב, אשר יצר שותפות אמיתית וסינרגיה בין הידע המקצועי של אגף רישוי עסקים, הניהול והאינטגרציה של אגף טכנולוגיות ומערכות מידע בעירית תל אביב, והמומחיות הטכנולוגיות של NESS. שילוב זה אפשר לתרגם תהליך רגולטורי מורכב לפתרון דיגיטלי ידידותי למשתמש, המשרת מאות עובדי עירייה ואלפי בעלי עסקים. המעבר להגשה מקוונת מלאה, לצד מערך חיוויים ועדכונים בזמן אמת מציב סטנדרט חדש של שירות דיגיטלי במגזר המוניציפלי."