איך מנהלים וממנפים את הדאטה בארגון?

רות אליעזר, מנהלת מחלקת AI ו- BI בקופת חולים מאוחדת, חלוצה אמיתית, שהקימה את הדאטה קטלוג הראשון האמיתי בישראל עם Talend, מסבירה איך עושים את זה נכון

אחד האתגרים המשמעותיים שאיתם מתמודדים ארגונים בעידן הנוכחי הוא מציאת הנתונים הנכונים והגישה אליהם. לא רק שהגישה לנתונים הופכת לאתגר, אלא שגם ניהול הנתונים הפך לאתגר. הצורך להבין את סוג הנתונים שיש לכם עכשיו, מה המקור שלהם, למה הם משמשים וכיצד צריך להגן עליהם הופך לקריטי. בד בבד יש להימנע מהצבת שכבות ועטיפות רבות מדי סביב הנתונים שלכם – כי הנתונים הם חסרי תועלת אם קשה מדי להגיע אליהם ולעשות בהם שימוש.

ארגונים שואפים להיות מונעי נתונים((Data Driven. הם רוצים ניתוח טוב יותר ומהיר יותר, מבלי לוותר על ניהול הנתונים – מה שהופך את הניהול למאתגר יותר. קטלוג נתונים הופך את ניהול הנתונים לקל יותר. בעולם מלא סיכונים, דאטה קטלוג הוא ה-GPS של הארגון. באמצעותו אפשר ליצור ולנהל נקודת גישה בטוחה אחת לכל הנתונים של הארגון, לשתף נתונים בבטחה, לבזבז פחות זמן על מציאת הנתונים הרלוונטיים, להימנע מכאוס באמצעות שליטה בזרימת הנתונים וכן לחסוך עלויות.

בשנים האחרונות הרעיון של קטלוג נתונים הפך לפופולרי בגלל כמויות הנתונים ההולכות וגדלות שיש כעת לנהל ולגשת אליהם. ענן, ניתוח נתונים גדולים ( Big Data), בינה מלאכותית ולמידת מכונה החלו לשנות את הדרך שבה אנחנו צריכים לנהל את הנתונים שלנו, ולא רק לנהל אותם, אלא להיות מסוגלים להשתמש בהם, לגשת אליהם במלואם ולמנף אותם.

אם עד לא מזמן ארגונים הסתמכו על ידע שנצבר אצל עובדי מפתח ועובדים וותיקים שמכירים את הארגון ואת תהליכי העבודה בו, כיום אי אפשר לעשות זאת. כמויות הנתונים הפכו לכאלו שאנשים לא יכולים לנהל בעזרת כלים ישנים ומוגבלים ובנוסף, ארגונים לא רוצים להיות תלויים בעובדים שהיום הם מרכזיים בארגון ומחר עוזבים לארגון אחר.

מה עושה דאטה קטלוג?

דאטה קטלוג אוסף, באופן אוטומטי, את כל המטא נתונים, מאפיין אותם, מסדר, מעשיר ומקשר אותם. מעל 80% מהמידע שקשור בנתונים מתועד באופן אוטומטי ונותר מעודכן באמצעות יחסי גומלין חכמים ולמידת מכונה, שמספקים באופן מתמשך את הנתונים הכי חשובים.

שימוש בקטלוג נתונים בצורה הנכונה פירושו שימוש טוב יותר בנתונים, הוא תורם לחיסכון בעלויות, ליעילות תפעולית, מגביר את היתרונות התחרותיים, מאפשר חוויית לקוח טובה יותר, ומעניק יתרון משמעותי במקרי הונאה וסיכון.

הבשלת פרויקט הדאטה קטלוג במאוחדת

"אחרי ההתמודדות עם הקורונה התחלנו להתבונן בנתוני הארגון בצורה שונה, הבנו שהם היו מקור משמעותי שתרם להצלחה במלחמה בקורונה. קיבלתי החלטה להעמיד את הדאטה במרכז ועל מנת להצליח בפרויקט הדאטה קטלוג, החלטתי לבנות מודל מוקטן ולעשות עליו סימולציה. לצורך כך  בחרתי במחלקה שלנו כמקרו קוסמוס, וכשהסימולציה תצליח, ליישם אותה על סך כל הנתונים של קופת החולים.

חשוב להבין כי התחלה של כל פרויקט דאטה קטלוג היא הגדרת המושגים העסקיים בארגון, שלב שני הוא הגדרת תהליכים עסקיים בתוך כלי הניהול, במקרה שלנו"Talend .

ויזואליזציה

תובנה נוספת שהגיעה מהשנתיים שבהן התמודדנו עם הקורונה היא הויזואליציה. הבנו כי חשוב ביותר להנגיש את המידע ששמור במקומות שונים בארגון בצורך ברורה ופשוטה, בלחיצת כפתור אחת, אם אפשר, וללא צורך בהכשרה טכנולוגית מתקדמת. דוגמאות מצוינות אפשר לראות על קירות משרדי.

דוגמא ל- DATA DIAGRAM בנושא קורונה :

בנוסף, השתמשנו בעוד כלי עיצובי על מנת להפוך את הטבלאות והפונטים ליותר אטרקטיביים ולהנגיש את המידע למודלים רפואיים בינלאומיים דוגמת "רשמים" ויצרנו רשמים שונים למשל רשם לסוכרת, רשם לנשים בהיריון או רשם לחולי לב.

דוגמא למילון מונחים בתחום הסכרת:

 כוח אדם ייעודי

במקביל, היה לנו צורך בהכשרת כוח אדם מתאים לפרויקט ובזה נעזרנו בחברת Aqurate, נציגת Talend בישראל. הם העבירו לנו קורסים ייעודיים והכשירו כ-4 מנתחי מערכות ואפילו אני השתלמתי ולמדתי כיצד להפעיל את Talend.

למידה מניסיון של אחרים

מרכיב חשוב נוסף בהצלחה של פרויקט כזה הוא למידה מניסיון של פרויקטים אחרים ובזה קיבלנו סיוע חשוב מחברת Talend, הם חיברו אותנו למנהלי פרויקטים דומים ברחבי העולם כך שיכולנו ללמוד מהם כיצד לבצע את הפרויקט בצורה הטובה ביותר, מה הן הבעיות הצפויות לנו וכיצד אפשר לפתור אותן.

גיבוי של הנהלת הארגון

לכל פרויקט חוצה ארגון כמו דאטה קטלוג, נדרשת לא רק הסכמה של הנהלת הארגון אלא גם שיתוף פעולה וגיבוי של ההנהלה, במקרה שלנו קטי בר-שלום , מנהלת מערכות המידע שלנו (CIO) וכמובן ההנהלה כולה.