כיצד זום משתמשת בזום

איך חברת תקשורת הווידאו הגדולה בעולם משתמשת במוצר שהיא עצמה יצרה? בראיון מיוחד ל-ITNews, מספקים מנהלי זום על תובנות חשובות על הדרך הטובה ביותר לנהל אירועים היברידיים, כללי ה"נימוס" הרצויים והאם מקובל מבחינה חברתית לאכול מול המצלמה

סם קוקאיקו, מנהל מומחה לאירועים בזום, מדווח שמצא עצמו לא פעם משתתף בעד שמונה פגישות זום בבת אחת. לדבריו, למישהו אחר בצוות התמיכה של אירועי זום יש שיא זום סימולטני של 36 פגישות. ״אפילו עם כל הטיפים השימושיים של זום בעולם, זה יכול להיות קצת יותר מדי״, הוא אומר בשיחת זום. ״עם זאת, זה חלק מהעבודה כאשר מתאמים אירועים בקנה מידה גדול דרך הפלטפורמה״.

"לכולנו יש את שיחות הזום השונות שלנו, כל אחד ושיחותיו הוא, בין אם לעסקים או למשפחה וחברים, אבל יש לנו גם שיחת זום נוספת – מקצועית – של אנשי הצוות, שאנחנו נמצאים בה כדי לתקשר אחד עם השני", אומר קוקאיקו.

רוב עובדי זום לא נמצאים בפגישות רבות כל כך בו זמנית. אבל הם נמצאים בתוך זום יותר מהעובד הממוצע, ולכן יש להם תובנות חשובות לגבי הדרכים הטובות ביותר להשתמש בכלי. כעת עובדים ברחבי ׳אימפריית׳ זום מספרים על הדרך הטובה ביותר לנהל אירועים היברידיים, כללי ה"נימוס" הרצויים והאם מקובל מבחינה חברתית לאכול מול המצלמה.

ספר המשחקים של אירועי זום

אירוע גדול בטלוויזיה או אפילו רק אירוע של החברה מנוהלים בדרך כלל על ידי חבורה של אנשים השולטים בסרטון על הסט. קוקאיקו מבצע אותו באופן מרוחק לחלוטין, ומארגן את הפידים השונים ודואג לחיבור חברי צוות מכל רחבי ארה"ב. צוות שירותי האירוע מייעץ ללקוחות בכל דבר, החל מסמינרים מקוונים לעסקים קטנים ועד לטקסי פרסים, כמו טקס האמי. במקביל, הצוות מפעיל גם אירועי זום פנימיים. צוות האירועים נמצא בתקשורת מתמדת בזמן הפקת אירועים, תוך שימוש בשיתוף מסך ובשליטה מרחוק כדי לשתף פעולה כדי להחליט איזה פיד להציג לקהל.

"זום איפשר לנו לקחת את מה שהיה פעם חדר בקרה מרכזי ו'כפר וידאו' שבו כולם עובדים ולהפיץ את זה בכל המדינה ובעולם כדי לעבוד על האירועים האלה במקביל", אומר קוקאיקו.

הצגה הן עבור קהלים מרוחקים והן עבור קהלים פנים אל פנים היא עדיין אתגר חדש יחסית שקוקאיקו מבלה כמעט את כל זמנו בהתמודדות איתו. הוא צריך ׳לחבר׳ דוברים מרוחקים, קהלי אולפן ומשתתפים וירטואליים יחד לאירוע אחד מגובש. הצוות של קוקאיקו עמד מאחורי סדרת זום "מחדשים בעבודה" בשנה שעברה, שבה, בעזרת מסך ירוק ותפאורה וירטואלית, נראה כי פרזנטורים בניו יורק ובאוסטרליה יושבים זה מול זה.

עבור כל אירועי זום, קוקאיקו מתמקד בלהבטיח שלכולם תהיה הזדמנות שווה להשתתף. "אם למישהו יש יכולת בסשן לעלות על מיקרופון ולהגיד משהו בחדר, אז למישהו בקהל וירטואלי צריכה להיות היכולת לשאול את אותה שאלה", אמר. שמירה על הצ'אט פתוח למעורבות קהל פעילה היא חיונית, הוא אמר. זום תמיד מציגה קוד QR עבור קהלים חיים שהם יכולים לסרוק כדי להיכנס גם לצ'אט.

קוקאיקו, שעבד מרחוק עבור זום בחמש השנים האחרונות, היה המוח מאחורי מסיבת החג הוירטואלית של זום בשנה שעברה, ופתח מספר חדרי זום עם פעילויות שונות: פוקר וירטואלי ותחרות קישוט עוגות היו מהשיאים. צוותי זום צילמו תמונות שדומות לתאי צילום (photobooth) קלאסיים – אבל מול רקע וירטואלי. מוקדם מדי לומר באיזה פורמט תהיה מסיבת החג של זום השנה, אבל קוקאיקו "לא יכול לדמיין אירועים שאין להם רכיב וירטואלי בעתיד".

 כללי ה"נימוס" של עובדי זום

לפני כמה ימים, אחד מחברי הצוות של שרווארי נרורקר אכל במהלך פגישה והחליט להשתמש באווטר של זום – במקרה הזה, פנדה – כדי להסתיר את פניו. אווטרים הם אחת הדרכים שבהן עובדי זום מנסים ליהנות קצת עם הפלטפורמה. במקרה הזה, האווטר היה נוח גם מבחינה חברתית – אם כי לנרורקר אין בעיה עם אנשים שאוכלים מול המצלמה.

"כשהייתי הולכת למשרד, הייתי אוכלת כריכים בפגישה", אומרת נרורקר. "אני לוקחת את זה קדימה, כל עוד לא אוכלים כנפי עוף…"

נרורקר, ראשת מוצר הצ'אט של זום, מאד בעד גמישות בכל הנוגע לעמידה בכללי התנהגות או ה"נימוס" בפגישות וירטואליות. אין מערכת חוקים פורמלית בתוך החברה. כולם צפויים להתנהג כמו מבוגרים, כמובן, אבל להפוך את עצמך לשועל עם קפוצ'ון זה בסדר גמור. "בפגישות עם לקוחות, אנחנו מנסים, למשל, לתאם את הרקע שלנו", אמרה נרורקר. "אבל מעולם לא ראיתי פגישה או אירוע שבו אמרתי לעצמי, 'וואו, אנחנו צריכים לפרסם כמה כללים'".

יש כמה כללי מפגש שלהם עובדי זום מצייתים. לדוגמה: שליחת חומרים כתובים לפחות 24 שעות לפני פגישה מתוכננת או שאין לקיים פגישות בימי רביעי. נרורקר הזמינה בטעות את המנכ"ל אריק יואן לפגישה ביום רביעי פעם אחת. הוא סירב (והיא לא תחזור על הטעות הזו).

זום נמצאת חזק בלקסיקון האמריקאי בשלב זה – עד כדי כך שאפילו העובדים החדשים ביותר מכירים את המוצר היטב. ניקול פרזי'יאן, מובילת תוכנית הכשרונות הגלובלית המתפתחת של זום, אמרה שהמתמחים והבוגרים החדשים מגיעים עם ידע רציני בזום. פרזי'יאן התחילה את התוכנית הראשונה אי פעם בתחילת הקריירה של זום לפני שנה וחצי. הצוות שלה השתמש בפלטפורמת האירועים של זום כדי להכניס כ-155 בוגרים חדשים בארה"ב ו-60 בהודו.

"כולם הכירו את זום, וזה נהדר", אמרה פרזי'יאן. "אבל מה שאני צריכה לעשות כמנהיגה זה להוכיח מה המתמחים והבוגרים החדשים האלה יכולים לבוא וללמוד בזום. אני מוצאת את עצמי מוודאת שהם יודעים שזה המותג שאנחנו רוצים. הם הולכים להיכנס ולעשות עבודה משמעותית ומשפיעה."

טיפים שונים

• "חושש/ת מהסחות דעת רועשות שמתרחשות מאחוריך או בסביבת העבודה שלך? בחר.י 'דיכוי רעשי רקע' (הגדרתי את שלי ל'גבוה') ובחר.י 'טשטוש' או רקע וירטואלי בעל מראה מקצועי כדי להסתיר כל הסחות דעת. אם את/ה סובל.ת מתאורה גרועה בדירה, כמוני, בחר/י באפשרות 'התאמה לאור נמוך' כדי להאיר את העניינים." – מאט נאגל, תקשורת ארגונית בזום.
• "הצ'אט האישי שלך הוא לא מספיק מוערך! אני משתמשת בו כדי לרשום הערות, להוסיף פריטי מטלות לרשימה שלי ועוד. עבור המטלות שלי, אני יוצרת שרשור לשבוע, משיבה בשרשור עם המשימות שלי, ומשתמשת באימוג'י של ה"V" הירוק לאחר השלמת המטלה! הרשו לי לומר לכם שאין דבר מעורר יותר מוטיבציה ומשביע רצון מלראות את הסימונים הירוקים מצטברים עד סוף השבוע שלכם!" – ג'מוניק פלטשר, גיוון והכללה בזום.
• "שתפו פלט צליל מחשב בפגישת זום מבלי להפעיל את המיקרופון שלכם. לחצו על 'שיתוף מסך' ובחרו 'שיתוף צליל' אם תרצו שאחרים ישמעו אודיו המגיע מהמחשב שלכם וכן יראו את המסך המשותף שלכם." – קישורה דבנת', הנדסת לקוח בזום.
• "התחילו את הפגישה דקה או שתיים מוקדם יותר כדי שניתן יהיה לברך בחום את המשתתפים. זה בודד לבלות בפגישה בעצמך ולחכות שכולם יצטרפו (או גרוע מכך, להמתין בלובי עד שהמארחים יתחילו את הפגישה אם לא תצטרפו – אם לא מוגדרת האפשרות 'הצטרף לפני המארח')." — סוזי וויליאמס, הנדסת פתרונות בזום.
• "במהלך סקירת עיצוב, במהלך פתרון בעיות או הדרכה על תכונות, אני משתמש בעט הנעלם כדי להנחות את המציג ללחוץ מבלי לנקות את הציור שלי. זה מאוד נוח לי באינטראקציות כאלה." – ג'ים ז'או, פתרונות טלפון זום.