10 דרכים לשלב בהצלחה עובדים חדשים בסביבת עבודה וירטואלית והיברידית

לאחר כמעט שנתיים בצל הקורונה, עסקים מסיקים את המסקנות הנכונות כדי לקדם את העסק שלהם לשלב הבא – עם אינטגרציה מוצלחת של כלי עבודה היברידיים. טיפים מהמומחים בזום.

מאת: קים פרייס, זום

ארגונים ברחבי העולם משנים את פעילותם כדי להתאים את עצמם לצרכים של כוח עבודה היברידי כך שכל העובדים יוכלו ליהנות מאותם משאבים, בין אם הם במשרד ובין אם הם עובדים מרחוק. עם זאת, שילוב עובדים חדשים באופן דיגיטלי יכול להציג כמה אתגרים ייחודיים, שכן ארגונים צריכים ליצור חוויה נטולת חיכוך, אינפורמטיבית ומסבירת פנים כדי לסייע לעובדים החדשים להשתלב היטב.

להלן 10 טיפים להטמעה מוצלחת של עובדים בסביבת עבודה הווירטואלית וההיברידית:

1. יצירת שוויון בין עובדים במשרד ובין עובדים מרחוק בעזרת החומרה הנכונה

כאשר מארחים מפגש וירטואלי או היברידי, חשוב לגרום לכולם להרגיש כלולים וליצור אווירה שבה המשתתפים מרגישים בנוח לשאול שאלות ויכולים ללמוד ביעילות. אם המשתתפים שמשתתפים מרחוק לא יכולים לראות ולשמוע בבירור את המנחה ומשתתפים אחרים, זה יכול לגרום להם להרגיש שהם לא שייכים.

הגדירו את שטח המצגת שלכם כך שמשתתפים הן במשרד והן מרחוק יוכלו לראות בבירור את המציג וגם אחד את השני כדי ליצור סביבה שבה כולם מרגישים כלולים. יש לוודא שהמצלמות והמיקרופונים בחלל מכסים כראוי את האזור כדי לספק אודיו ווידיאו ברורים, לא משנה היכן אתם נמצאים בחדר.

תוכלו גם למנף חומרה שעוזרת ליצור סביבה זו באופן אוטומטי. עם מכשירים של Neat, כמו Neat Symmetry, ניתן לבסס תצוגות אישיות של משתתפים בחדר. זה יוצר חוויה מכילה ומעצימה יותר עבור משתתפים מרוחקים ומעלה את המפגש לשלב הבא!

2. תמיכה בשפות שונות

אם אתם חלק מארגון גלובלי, ייתכן שחלק מהעובדים החדשים לא ידברו את שפתכם או שהם ידברו בשפה אחרת מהעובדים האחרים המשתתפים באותה הפעלה. חשוב לערב תמלול שפה כבר מההתחלה, במפגשי האימון וההיכרות. כדי לעשות זאת, ניתן להשתמש בתכונת התמלול החי של זום כדי לאפשר לעובדים גישה למידע בשפה המועדפת עליהם.

3. אירוח מפגשי היכרות בין העובדים

מפגשי הטמעה לעובדים חדשים לא עוסקים רק בשיתוף מידע – הם גם משמשים להיכרות עם חברי הצוות הנוכחיים. הפעלות מהנות בזמן המפגשים הן קריטיות לשילוב מוצלח של העובדים, שכן הם מסייעים לשבור את המונוטוניות של פורמט המצגת ונותנים לעובדים הזדמנות לקיים אינטראקציה באווירה נינוחה. ניתן להשתמש בחדרי ה-Breakout של זום כדי לחלק את המשתתפים במשרד ומרחוק לקבוצות קטנות יותר כדי להשתתף בתרגילים אלה. זה יוצר מרחב נפרד שבו עובדים יכולים לתקשר זה עם זה ברמה אישית יותר ולהתחיל בבניית מערכות יחסים שיהיו קריטיות בעתיד.

4. להזריק קצת כיף ללמידה

בואו נודה בזה – למרות שהמידע המוצג במהלך הפגישה הוא חשוב, שעות של מצגות וזרימה מתמדת של מידע חדש עלולות לשרוף את המשתתפים. על ידי הגדרת חלקים בפגישה עם טריוויה ומשחקים אחרים, תוכלו ליצור אווירה מהנה ודינאמית. ב- Zoom App Marketplace, למשל, תוכלו למצוא יותר מאלף אינטגרציות עם אפליקציות לפלטפורמת זום, כולל שפע של משחקים. כך תוכלו להכניס קצת כיף למפגשים, מה שמקדם חוויה מהנה ואינפורמטיבית הן למשתתפים במשרד והן מרחוק.

5. עידוד השתתפות

מעבר להצגת מידע בצורה ברורה ויעילה, חשוב גם לעודד את העובדים החדשים שלכם להשתתף במפגשים. צרו הפסקות ספציפיות שבהן המשתתפים יכולים לשאול שאלות או לחזור לחלקים ספציפיים במצגת. תוכלו גם להשתמש בפונקציונליות הצ'אט בפגישה של זום כדי לענות על שאלות בשידור חי מבלי להפריע למצגת או ליצור הפעלת שאלות ותשובות דינאמיות לאירועים גדולים יותר המתארחים בוובינרים של זום. לתרגילים אינטראקטיביים שבהם המשתתפים יעבדו על מסמכים או משאבים אחרים, תוכלו גם להשתמש בתכונת הוספת ההערות כדי לאפשר להם לסמן מסמך.

6. מוזיקה

שמירה על האנרגיה במפגשים הראשוניים יכולה להיות קשה, במיוחד כשמציגים שעות של מידע בצורה דחוסה. השמעת מוזיקה בהפסקות יכולה לעזור לרענן את האווירה ולהתמקד במהלך המפגש הבא. וזה שחלק מהמשתתפים מרוחקים לא אומר שהם לא יכולים ליהנות גם ממוזיקה! ל- Zoom Meetings יש מצב סטריאו באיכות גבוהה עבור תכונת שיתוף המסכים המאפשרת לכם לשתף מוזיקה בפגישה ללא כל דחיסה, מה שמאפשר לכולם ליהנות. רק וודאו שקיבלתם את כל רישיונות המוסיקה הדרושים לפני שתשתפו מוזיקה בפומבי.

7. ארוחת הצהריים – עלינו!

כל הלמידה וההשתתפות במהלך הפגישה יכולה לעורר תיאבון, וארוחת צהריים מאורגנת היא אחד מסימני ההיכר של הפעלה מוצלחת ומהנה. מתן ארוחת צהריים לעובדים שלכם לא רק מראה להם שאכפת לכם, אלא גם עוזר לקבוצה להישאר ממוקדת במהלך המחצית השנייה של היום. ניתן גם לארגן משלוח ארוחת צהריים למשתתפים המרוחקים בפגישה, או לקבוע גבול כספי יומי לכמה הם יכולים להוציא על ארוחת צהריים על חשבון החברה. כך יכולים העובדים המרוחקים ליהנות מארוחת צהריים בחינם לבחירתם ולהצטרף לעמיתיהם שבמשרד.

8. הגיע הזמן ל-Happy Hour

גיבוש הצוות הוא קריטי לפיתוח מערכות יחסים בין העובדים החדשים שלכם, ואיזו דרך יכולה להיות טובה יותר לקרב אנשים מאשר שתייה ביחד? כדי ליצור Happy Hour לפגישה, פשוט שלחו לכל המשתתפים הזמנה לפגישת וידאו לאחר העבודה. ברגע שאתם בפגישה, אתם יכולים לארח משחקים, פעילויות שוברות קרח, או אפילו פשוט לשוחח עם העובדים החדשים שלכם כדי להכיר אותם.

כדי להגדיר את תחושת השמחה הזו בזום, אפשר להשתמש בתכונת הרקע הווירטואלי כדי לשים את כולכם באותו מקום, או שתוכלו להשתמש בתכונת הפילטרים כדי להוסיף כמה אפקטים מצחיקים לוידאו. אפשר לעודד את המשתתפים להשתמש בתגובות בפגישה כדי לבטא את עצמם בעת ​​משחקים או במהלך פעילויות.

9. יצירת ספריית משאבים

מפגשים לשילוב עובדים לרוב מכסים מגוון רחב של מידע, וזה יכול להיות קשה עבור עובדים חדשים שאינם מכירים את הארגון לזכור הכל. יצירת ספריית משאבים נגישה, הכוללת מידע חיוני על הארגון, מאפשרת לעובדים החדשים למצוא מידע בכל פעם שהם צריכים אותו ללא צורך לבקש אותו ממישהו אחר.

ניתן גם להשתמש בתכונת הקלטת הענן של זום כדי להקליט את סשן ההרשמה ולשלוח אותו למשתתפים שלכם כדי לתת להם את ההזדמנות לעבור שוב על החומרים שהוצגו מתי שהם רוצים. מתן גישה למשתתפים לחומרי אימון מוקלטים אחרים גם מסייע להם להיכנס לקצב בצורה יעילה יותר.

10. לזכור את האירוע גם כשהוא נגמר

לאחר סיום הסשן, ניתן ליצור תיעוד לחוויה עבור העובדים החדשים שלכם. ישנן מספר דרכים להראות את הערכתכם לעובדים החדשים שלכם, ללא קשר למקום שבו הם נמצאים. ניתן יכול לשלוח להם מוצרים ממותגים של החברה כמו ספלים וחולצות כדי להנציח את חוויית הביקור שלהם, או אפילו ערכת 'ברוכים הבאים לחברה' הכוללת מתנות כמו מדבקות, מחברות, שמיכות או פריטים אחרים.

כדי ליצור את המזכרת המושלמת מהפגישה עצמה, תוכלו להשתמש בתכונת התצוגה Immersive View של זום בכדי להביא את כולם לאותו מסך לתמונה קבוצתית וירטואלית, אותה תוכלו להדפיס ולשלוח למשתתפים. ניתן גם ליצור ערוץ Zoom Chat עבור עובדים חדשים שאליו הם יכולים ללכת ולשאול שאלות אחד את השני או פשוט להכיר אחד את השני טוב יותר.