איך לנהל פגישות וירטואליות נגישות יותר. מדריך וטיפים

כדי ליצור את שיתוף הפעולה הארגוני החלק ביותר, גם העולם הווירטואלי בו לוקחים חלק לא מעט בעלי מוגבלויות, חייב להיות מונגש לכוח העבודה על כל סוגיו

מאת: אלכס מוק, ראש מחלקת הנגישות בזום

עם המעבר לעבודה במודל עבודה היברידי בו עובדים רבים עובדים גם מרחוק וגם מהמשרד, נושא הנגישות הפך לשאלה קריטית במיוחד לא רק במשרד הפיזי, אלא גם בסביבה הווירטואלית. כדי לייעל פגישות זום ולהפוך אותן לנגישות במיוחד, יש לוודא שמנצלים את כל המשאבים הדיגיטליים לפני, במהלך ואחרי הפגישה. שימוש נכון בפלטפורמות כמו זום יכול לשפר בצורה משמעותית את שיתוף הפעולה בכל ארגון.

לפני פגישה

הכללת מספרי חיוג בהזמנה: חלק מהמשתמשים החירשים משתמשים בשירותי ממסרי וידאו כדי לקבל פרשנות לשפת הסימנים לפגישות זום. הכללת מספרי חיוג בהזמנה לפגישה עוזרת להם – וגם למי שאולי אין להם גישה למחשב.

אספקת חומרים מבעוד מועד: ניתן לשתף שקופיות או כל חומרי מצגת אחרים העשויים לשמש במהלך פגישה עם המשתתפים מבעוד מועד. כמובן, יש לוודא שהם מסמכים נגישים. כלים כמו בודק הנגישות של מיקרוסופט יכולים להיות מקום טוב להתחיל בו כדי לראות אם המסמכים בתוכנות כמו וורד או אקסל באמת נגישים.

השתקת את כל המשתתפים מיד עם הכניסה: אנשים עם ליקויי ראייה מסתמכים במידה רבה על שמע מקוראי המסך, כך שיש למזער את הרעש העודף במידת האפשר. חלק מהמשתמשים במוליכים עצביים עשויים להיות רגישים לרעשי זמזום ברקע.

בזמן הפגישה

ביטוי בקול רם: משתמשים עם מוגבלות ראייה או שמיעה, המשתמשים בקוראי מסך או צופים במתורגמנים לשפת הסימנים, לא תמיד יוכלו לצפות בתוכן משותף או לעקוב אחריו. במהלך שיתוף המסך בפגישה, כדאי לדון בתוכן גם באופן מילולי, כך שלכולם תהיה הזדמנות להבין את המידע המשותף.

הכנת תוכנית לשיחה: בזום, קוראי המסך קוראים את התגובות בצ'אט בקול, מה שיכול להטביע את השיחה. מארחי פגישות יכולים לייעד אדם שכולם יכולים לדבר איתו באופן פרטני כדי לקרוא את הצ'אטים בזמן המתאים. אותו אדם יכול גם לשמור תיעוד של כתובות אתרים שפורסמו בצ'אט ולשתף אותן עם הקבוצה.

זיהוי עצמי לפני דיבור: מארחים יכולים לעודד את המשתתפים להזדהות לפני שהם מדברים כאשר הם נפגשים עם אנשים שעלולים להיות לקויי ראייה.

טיפים לזום

הפעלת כיתוב: זום מאפשרת כיתוב סגור ידני, שילוב עם שירותי כיתוב סגור של צד שלישי וכיתוב סגור אוטומטי הנקרא Live Transcription. כעת האפשרות של תמלול חי בפיתוח כדי שתהיה זמינה לכל המשתמשים הבסיסיים של זום (בחינם) בסתיו 2021. לבעלי חשבונות בחינם המעוניינים בתמלול חי לפני כן, ניתן למלא טופס זה.

שימוש ברקע וירטואלי נגיש: מומלץ לבחור ברקעים עם תנועה מועטה בלבד (או ללא תנועה כלל), כיוון שהם יכולים להשפיע על אנשים הסובלים מהפרעת קשב, מחלת תנועה, דיסלקציה, אפילפסיה או מיגרנות. רקע משבש יכול להסיח את דעתם של המשתתפים המנסים לעקוב אחרי מתורגמן לשפת הסימנים.

שימוש בתכונות ה-Spotlight וה-Multi-Pin: מארחי זום יכולים להבליט את המתורגמן והדובר כך שכולם יראו אותם, לא משנה מי מדבר. ניתן להשתמש בתכונה זו בכדי להבליט את המתורגמנים לשפת הסימנים כך שעדכוני הווידיאו שלהם נראים בקלות בפגישות גדולות. מארחים יכולים גם לאפשר למשתתפים להצמיד מספר סרטונים לתצוגה המותאמת אישית שלהם.